Bei der Zeiterfassung oder beim Organigramm helfen Bilder der Mitarbeiter dabei sich um ein vielfaches schneller orientieren zu können als wenn man Text lesen muss.
Da das Passwort direkt nach der Eingabe gehasht wird, kann man das originale Passwort nachträglich nicht mehr herausfinden. Auch kein Pepi-Supporter, solange man ein individuelles starkes Passwort verwendet hat.
Wurde das Passwort vergessen, muss ein neues hinterlegt werden. Wenden Sie Sich dafür an eine Person, die in Pepi Stammdaten ändern darf.
Sobald Sie ein neues Passwort erhalten haben, können Sie nach der ersten Anmeldung wieder ein eigenes Passwort festlegen. Siehe auch: Passwort ändern im Windows Client und in Pepi2go.
Unabhängig davon kann jeder Mitarbeiter in der Tagesplanung in jeder Abteilung eingeplant werden.
In der Tagesplanung kann mit einem Doppelklick auf die Abteilung ein beliebiger Mitarbeiter zur aktuellen Planung hinzugefügt werden.
Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig in anderen Abteilungen mithilft, kann er in den Stammdaten als regelmäßiger Springer hinterlegt werden.
Bei den sekundären Abteilungen Mitarbeiter als Springer hinzufügenIm Feld „Anteil in %“ einen Wert > 0 eintragen, damit Mitarbeiter in der Planung immer als Springer aufscheint.
Die Zugangsdaten erhältst du von jemandem der Pepi Stammdaten bearbeiten kann. Du kannst dein Passwort auch selbst zurücksetzen.
Auf einem sicheren Gerät, das nur du verwendest, spricht normalerweise nichts dagegen, den Hacken bei „Speichern“ zu setzen (es werden nicht die Zugangsdaten selbst, sondern ein generierter Sicherheitsschlüssel gespeichert). Wenn dein Browser dich fragt, ob du das Passwort im Browser speichern möchtest, mach es lieber nicht (bei Standard Einstellungen zu unsicher).
Passwort ändern
Wenn du dein Passwort vorgegeben bekommen hast, ändere es am besten gleich nach der ersten Anmeldung.
Einsatzplan
Hier siehst du bevorstehende Feiertage, geplante Urlaube und geplante Arbeitszeiten.
Um keine Änderungen zu übesehen, werden neue/geänderte Einträge fett geschrieben und mit * markiert. Durch einen Klick auf „Alle als gesehen markieren“ werden die Einträge normal dargestellt.
Gelöschte Einträge fallen dabei leider nicht als Änderung auf. Der Planer sollte daher bei kurzfristigen Änderungen Einträge nicht einfach löschen, sondern an der ursprünglich geplanten Zeit einen Status wie „Zeitausgleich“ oder „Frei“ hinterlegen um auf die Änderung aufmerksam zu machen.
Teamplan
Erfordert Berechtigung andere Mitarbeiter einsehen zu dürfen
Zeiterfassung
Wenn du den Arbeitstag beginnst, zur Pause gehst, aus der Pause zurückkommst oder dich in den Feierabend verabschiedest, klickst du einfach auf den „Anmelden / Abmelden“-Knopf.
Kontoübersicht
Hier siehst du dein Stunden- und Urlaubskonto (großer Bildschirm empfohlen)
Freizeitantrag
Beim Freizeitantrag hilft die Nennung einer Vertretung beim Genehmigungsprozess.
Der Stichtag für den Jahresabschluss muss >= dem letzten Stundenübertrag sein. Wenn das Geschäftsjahr mit 31.12 endet, muss die Auswertung gemacht werden, bevor Stundenüberträge für das neue Jahr gemacht werden.
Am 8.12 bei allen Mitarbeitern einen Feiertag eintragen und zusätzlich die tatsächlich gearbeitete Arbeitszeit
Stundenzuschlagsregel anpassen: Nach Bedarf eine neue erstellen, um die regulären Zuschläge an diesem Tag zu deaktivieren bzw. eine neue für 18:00-19:00 anlegen.
Eigenen Status anlegen für bezahlten Zeitausgleich. zB „ZA 8.12 bezahlt“ (ähnlich wie Arzt-Status)
Auswerten wer nach dem 8.12 wie viel Anspruch auf bezahlte Freizeit hat und wie viel davon bereits eingelöst wurde (Menüleiste – Extras – Sonderauswertungen – Österreich – 8. Dezember)
Zeitnahe die Ansprüche durch Eintragung des neuen Status erfüllen (zB an freien Tagen zwischen 8.12 und 31.12)
Tipp: Zur Kontrolle an welchen Tagen der Anspruch eingetragen wurde: Menüleiste – Verwaltung – Stammdaten – Statusse – [Rechtsklick auf Status] – Einsatzplan öffnen
Unverbindlicher Rechtshinweis (Stand 21.12.2020) Arbeitsruhegesetz § 7 Feiertagsruhe (Abs. 6):
Ist für die Normalarbeitszeit (§ 3 Arbeitszeitgesetz) an Feiertagen Zeitausgleich vereinbart, so muß dieser mindestens einen Kalendertag oder 36 Stunden umfassen.
