Beim Stundenblatt kann an Sonntagen die Summe der angerechneten Stunden gezeigt werden.
Voraussetzung: Bei der Ansicht muss „Überschriften bei Sonntagen“ aktiviert sein.
Autor: Pepi
Die neuen Knöpfe werden nur dann gezeigt, wenn ausreichende Berechtigungen vorliegen. Der Pepi-Support hilft gerne beim konfigurieren.
Bisher mussten für den Wochenplan und den Urlaubsplan eigene Desktopverknüpfungen erstellt werden.
Eine Desktopverknüpfung kann allerdings weiterhin sinn machen, wenn eine bestimmte Auswahl an Abteilungen angezeigt werden soll.
Der Einsatzplan soll meist nur wenige Wochen vorab einsehbar sein. Der Urlaubsplan hingegen mehrere Monate in die Zukunft. Bisher mussten dafür 2 Benutzer angelegt werden, die unterschiedlich weit in die Zukunft sehen dürfen. Nun kann bei der Benutzergruppe beides konfiguriert werden.
Diese Funktion erfordert die kostenpflichtige Erweiterung Pepi2go.
Mitarbeiter können online bestätigen, dass Sie den Stundenübertrag erhalten haben und mit den neuen Salden einverstanden sind. Idealerweise sollte der nächste Übertrag immer erst gemacht werden, wenn der letzte bestätigt wurde. So verhindert man nachträgliche Aufrollungen.
Rechtlicher Hinweis
Um im Streitfall einen belastbaren Nachweis zu haben ist man weiterhin mit einer händischen Unterschrift am besten aufgestellt. Prüfen Sie, ob das in Ihrem Fall notwendig oder sinnvoll ist. Der administrative Aufwand dafür ist leider hoch. Ein Kompromiss könnte darin bestehen Mitarbeiter einmal im Jahr bestätigen zu lassen, dass alle Arbeitszeitaufzeichnungen vollständig vorgelegt wurden und der Mitarbeiter nach Prüfung keine Änderungswünsche hat.
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Lesetipp Österreich:
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Urlaubsantrag bzw. Freizeitantrag
Mitarbeiter können den Urlaubsplan einsehen, sehen wann andere Mitarbeiter schon Urlaub genommen haben und wo günstige (grün markiert) oder ungünstige (rot markiert) Zeiten sind. Voraussetzung für die farbliche Markierung ist ein vorhandenes Stundenbudget (Jahresplanung).
Der Austrittassistent kann nun wieder wiederholt ausgeführt werden.
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ERFA-Tagung
Wir veranstalten erstmalig eine ERFA-Tagung zum Thema „Personal Zeitmanagement“ im Einzelhandel.
Die Teilnehmer diskutieren mit anderen Anwendern, Branchenexperten und Softwareentwicklern über optimale Prozesse rund um Pepi.
Neben dem fachlichen Austausch gibt es ein anregendes Rahmenprogramm mit Gaumenfreuden in schönem Ambiente.
Die Tagung findet am 15. Und 16. Juli 2026 nahe Frankfurt statt.
Die Gruppe lebt von einem vertraulichen Austausch unter Anwendern mit ähnlicher Arbeitsweise, nahe an den von uns empfohlenen Standards. Daher ist die Teilnahme bewusst begrenzt und kuratiert. Die Einladungen werden bis Ende November 2025 versendet.
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Zeitabgleich
Idealerweise erfassen Mitarbeiter Ihre Arbeitszeit exakt. Dann kann die erfasste Zeit 1:1 vergütet werden. Dafür sollte man sich die Plätze für die Zeiterfassung gut überlegen.
Häufig wird es gestattet, dass sich Mitarbeiter schon vor Arbeitsbeginn bei der Zeiterfassung anmelden können.
Bei der browserbasierten Zeiterfassung kann Pepi das Einstempeln vor der Öffnungszeit verhindern oder Fragen ob eine „Voranmeldung“ gewünscht wird. Ein Mitarbeiter kann dann zB um 8:52 eine Voranmeldung ab Öffnungszeit 9:00 erfassen. Im System wird nur 9:00 gespeichert (nicht 8:52).
Wenn der Zeitpunkt einer verfrühten Zeiterfassung festgehalten wird, muss im Nachgang ein Abgleich zwischen der gestempelten Zeit und der geplanten Zeit erfolgen.
Der Abgleich kann automatisiert werden. Dafür müssen Regeln definiert werden. Diese regeln frühzeitiges Kommen / Gehen, aber auch Verspätungen und Einhaltung der geplanten Pausenlänge. Es können mehrere Regelsammlungen angelegt werden. Jeder Mitarbeiter wird einer Regelsammlung zugewiesen. Verkäufer müssen sich meist genauer an den Plan halten als Verwaltungsmitarbeiter.
Für den Abgleich ist es wichtig, dass es einen Plan gibt. Wenn Tage nicht im Detail geplant werden, kann je Mitarbeiter ein Standardplan hinterlegt werden, der für jeden Wochentag die Grenzen oder Länge der Mittagspause definiert.
Wenn Mitarbeiter Zeit erfassen können, die nicht vergütet wird, sollten die Regeln dazu auf jeden Fall schriftlich vereinbart werden.
Der Zeitabgleich dauert manuell sehr lange. Das allermeiste lässt sich automatisieren. Sprechen Sie den Pepi Support an, wenn Sie hier Optimierungspotenzial sehen oder vermuten.
- Fokus setzen auf eine Zelle in einer Mitarbeiter-Zeile in einer Uhrzeit-Spalte.
- Uhrzeit auf Tastatur eingeben.
Im Zweifel empfehlen wir ein Gerät mit Windows 11. Das kann ein Laptop, Stand-PC oder Tablet sein (zB Surface). Hier lässt sich auch die Windows-Vollversion von Pepi installieren, die erweiterte Optionen bietet. Häufig wird die Zeiterfassung auf Kassen-PCs ausgeführt.
In den meisten Fällen genügt die browserbasierte Zeiterfassung, die gerne auf Tablets verwendet wird.
- Tablet mit Android: Günstigste Lösung, die auch von uns zum Testen verwendet wird.
- iPad: Beim Betriebssystem iOS kann es zu kleineren Einschränkungen kommen (zB keine Sprachausgabe)
- Kundenempfehlung am 24.7.2025: iPad der 8. Generation + BCST-72 AI Bluetooth 2D Barcode Scanner (https://www.inateckoffice.de/products/bcst-72-ai-bluetooth-2d-barcode-scanner-mit-ai-app-sdk)