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Mitarbeiterfotos

Bei der Zeiterfassung oder beim Organigramm helfen Bilder der Mitarbeiter dabei sich um ein vielfaches schneller orientieren zu können als wenn man Text lesen muss.

  • Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Kontextmenü -> Foto hinzufügen/ändern
  • Stapelimport: Speichern Sie im Import-Ordner Fotos Ihrer Mitarbeiter und benennen Sie diese nach dem Muster:
    [Mitarbeiternummer].jpg (zB: 156.jpg)
  • Das Seitenverhältnis sollte 1:1 sein
  • Die Höhe und Breite sollte mindestens 50 Pixel und maximal 200 Pixel sein
  • Ein Export der Mitarbeiterfotos ist möglich via: Extras -> Export -> Fotos
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Passwort vergessen

Da das Passwort direkt nach der Eingabe gehasht wird, kann man das originale Passwort nachträglich nicht mehr herausfinden. Auch kein Pepi-Supporter, solange man ein individuelles starkes Passwort verwendet hat.

Wurde das Passwort vergessen, muss ein neues hinterlegt werden. Wenden Sie Sich dafür an eine Person, die in Pepi Stammdaten ändern darf.

Sobald Sie ein neues Passwort erhalten haben, können Sie nach der ersten Anmeldung wieder ein eigenes Passwort festlegen. Siehe auch: Passwort ändern im Windows Client und in Pepi2go.

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Mitarbeiter in mehreren Abteilungen planen

Jeder Mitarbeiter hat eine fixe Stammabteilung.

Unabhängig davon kann jeder Mitarbeiter in der Tagesplanung in jeder Abteilung eingeplant werden.

In der Tagesplanung kann mit einem Doppelklick auf die Abteilung ein beliebiger Mitarbeiter zur aktuellen Planung hinzugefügt werden.

Wenn ein Mitarbeiter regelmäßig in anderen Abteilungen mithilft, kann er in den Stammdaten als regelmäßiger Springer hinterlegt werden.

Bei den sekundären Abteilungen Mitarbeiter als Springer hinzufügen
Im Feld “Anteil in %” einen Wert > 0 eintragen, damit Mitarbeiter in der Planung immer als Springer aufscheint.
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Pepi2go

Mit Pepi2go kannst du als Mitarbeiter deine Stundenpläne einsehen und mehr (je nach Zugangsvariante und Berechtigungen).

Zugangsvarianten

Einfacher ZugangErweiterter Zugang
AuthentifizierungLogin-Tan wird einmalig bekannt gegebenLogin-Tan wird jedes mal neu generiert und per Mail gesendet. Außerdem wird der Benutzer über Anmeldungen von neuen IPs per Mail benachrichtigt
FunktionsumfangEigener EinsatzplanUneingeschränkt

Einloggen

Für Pepi2go ist eine 2-Faktoren-Authentifizierung notwendig.

  1. Benutzernamen und Passwort (diese am besten merken oder an einem sehr sicheren Ort notieren)
  2. Tan (Beim einfachen Zugang ändert sich dieser standardmäßig nicht. Beim erweiterten Zugang wird bei jedem Login ein neuer Tan per Mail versendet)

Die Zugangsdaten erhältst du von jemandem der Pepi Stammdaten bearbeiten kann.

Auf einem sicheren Gerät, das nur du verwendest, spricht normalerweise nichts dagegen, den Hacken bei “Speichern” zu setzen (es werden nicht die Zugangsdaten selbst, sondern ein generierter Sicherheitsschlüssel gespeichert). Wenn dein Browser dich fragt, ob du das Passwort im Browser speichern möchtest, mach es nicht (bei Standard Einstellungen zu unsicher).

Passwort ändern

Wenn du dein Passwort vorgegeben bekommen hast, ändere es am besten gleich nach der ersten Anmeldung.

Einsatzplan

Hier siehst du bevorstehende Feiertage, geplante Urlaube und geplante Arbeitszeiten.

Um keine Änderungen zu übesehen, werden neue/geänderte Einträge fett geschrieben und mit * markiert. Durch einen Klick auf “Alle als gesehen markieren” werden die Einträge normal dargestellt.

Gelöschte Einträge fallen dabei leider nicht als Änderung auf. Der Planer sollte daher bei kurzfristigen Änderungen Einträge nicht einfach löschen, sondern an der ursprünglich geplanten Zeit einen Status wie “Zeitausgleich” oder “Frei” hinterlegen um auf die Änderung aufmerksam zu machen.

Teamplan

Erfordert Berechtigung andere Mitarbeiter einsehen zu dürfen

Zeiterfassung

Wenn du den Arbeitstag beginnst, zur Pause gehst, aus der Pause zurückkommst oder dich in den Feierabend verabschiedest, klickst du einfach auf den “Anmelden / Abmelden”-Knopf.

Kontoübersicht

Hier siehst du dein Stunden- und Urlaubskonto (großer Bildschirm empfohlen)

Freizeitantrag

Beim Freizeitantrag hilft die Nennung einer Vertretung beim Genehmigungsprozess.

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Einführung Terminbuchung

  1. Freischaltung bei Pepi Support beantragen
  2. Stammdaten in Pepi anpassen
    1. Firma ergänzen
      1. Geschäftsbezeichnung
      2. Logo
      3. Homepage
      4. Impressum Url
      5. Datenschutz Url
    2. Filiale ergänzen
      1. Firma
      2. Telefon (Kundenansicht)
      3. Mail (Kundenansicht)
    3. Abteilung ergänzen
      1. Termine buchbar auf “Ja” setzen
      2. Mail hinterlegen (sofern abweichend von Filiale)
    4. Mitarbeiter ergänzen
      1. Buchbar auf “Ja” setzen
      2. Mail (Firma) hinterlegen
    5. Status (zB Verkauf) ergänzen
      1. Buchbar auf “Ja” setzen
  3. Link auf Homepage (je Filiale)
  4. Link ins Schaufenster (als Barcode)
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Jahresabschluss

Extras -> Sonderauswertungen -> Jahresabschluss (Aliquote Restsalden)

Der Stichtag für den Jahresabschluss muss >= dem letzten Stundenübertrag sein. Wenn das Geschäftsjahr mit 31.12 endet, muss die Auswertung gemacht werden, bevor Stundenüberträge für das neue Jahr gemacht werden.

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Homeoffice dokumentieren und auswerten

In Österreich gibt es eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht für Homeoffice: https://www.bmf.gv.at/public/top-themen/home-office-pauschale.html#aufzeichnung

Umsetzung in Pepi:

  • Eigene Abteilung für Homeoffice erstellen
  • Mitarbeiter in Homeoffice einplanen
  • Menüleiste -> Extras -> Sonderauswertungen -> Tage in Abteilung zählen (verfügbar ab Version 2.0.63.0)
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Sonderfall: 8. Dezember in Österreich im Einzelhandel

Lösungsansatz

  • Am 8.12 bei allen Mitarbeitern einen Feiertag eintragen und zusätzlich die tatsächlich gearbeitete Arbeitszeit
  • Stundenzuschlagsregel anpassen: Nach Bedarf eine neue erstellen, um die regulären Zuschläge an diesem Tag zu deaktivieren bzw. eine neue für 18:00-19:00 anlegen.
  • Eigenen Status anlegen für bezahlten Zeitausgleich. zB “ZA 8.12 bezahlt” (ähnlich wie Arzt-Status)
  • Auswerten wer nach dem 8.12 wie viel Anspruch auf bezahlte Freizeit hat und wie viel davon bereits eingelöst wurde (Menüleiste – Extras – Sonderauswertungen – Österreich – 8. Dezember)
  • Zeitnahe die Ansprüche durch Eintragung des neuen Status erfüllen (zB an freien Tagen zwischen 8.12 und 31.12)

Tipp: Zur Kontrolle an welchen Tagen der Anspruch eingetragen wurde: Menüleiste – Verwaltung – Stammdaten – Statusse – [Rechtsklick auf Status] – Einsatzplan öffnen

Tipp: https://www.wko.at/branchen/handel/oeffnungszeiten-im-handel-am-8-dezember.html

Unverbindlicher Rechtshinweis (Stand 21.12.2020) Arbeitsruhegesetz § 7 Feiertagsruhe (Abs. 6):

Ist für die Normalarbeitszeit (§ 3 Arbeitszeitgesetz) an Feiertagen Zeitausgleich vereinbart, so muß dieser mindestens einen Kalendertag oder 36 Stunden umfassen.

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Feiertage

Vorbereitung: In den Stammdaten (Menüleiste -> Stammdaten) bei jedem Mitarbeiter richtige Region hinterlegen.

Jährlich im Stapel anlegen

Feiertage -> Kontextmenü

  1. Feiertage importieren und automatisch Regionen zuweisen
  2. Alle kommende Feiertage allen Mitarbeitern zuweisen

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Krankenstände

  • Krankenstand kann über das Zeitstempelterminal gemeldet werden. Für den Zeitraum werden Tageseinteilungen hinterlegt. Standardmäßig: schwarze Farbe; keine Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden beibehalten. Krankmeldungen können über Stammdaten – Abonnements per Mail abonniert werden.
  • Tatsächlicher Krankenstand wird von Pep-Planer eingetragen sobald dieser genaueres weiß. Standardmäßig: rote Farbe; Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden überschrieben; Status muss bestätigt werden.
  • Sobald Krankmeldung eintrifft wird Krankenstand bestätigt (In Österreich teilweise automatisch möglich via Elda)