Kategorien
Anleitungen

Pepi2go

Mit Pepi2go kannst du als Mitarbeiter deine Arbeitszeit erfassen und Stundenpläne einsehen.

Einloggen

Für Pepi2go ist eine 2-Faktoren-Authentifizierung notwendig.

  1. Benutzernamen und Passwort (diese am besten merken oder an einem sehr sicheren Ort notieren)
  2. Persönlichen Zugangslink (den kannst du auf einem sicheren Gerät, das nur du verwendest, auf deinem Desktop oder bei deinen Browser-Lesezeichen speichern)

Die Zugangsdaten erhältst du von jemandem der Pepi Stammdaten bearbeiten kann.

Auf einem sicheren Gerät, das nur du verwendest, spricht normalerweise nichts dagegen, den Hacken bei “Speichern” zu setzen (es werden nicht die Zugangsdaten selbst, sondern ein generierter Sicherheitsschlüssel gespeichert). Wenn dein Browser dich fragt, ob du das Passwort im Browser speichern möchtest, mach es nicht (bei Standard Einstellungen zu unsicher).

Einsatzplan

Hier siehst du bevorstehende Feiertage, geplante Urlaube und geplante Arbeitszeiten.

Zeiterfassung

Wenn du den Arbeitstag beginnst, zur Pause gehst, aus der Pause zurückkommst oder dich in den Feierabend verabschiedest, klickst du einfach auf den “Anmelden / Abmelden”-Knopf.

Kontoübersicht

Hier siehst du dein Stunden- und Urlaubskonto (großer Bildschirm empfohlen)

Kategorien
Anleitungen

Einführung Terminbuchung

  1. Freischaltung bei Pepi Support beantragen
  2. Stammdaten in Pepi anpassen
    1. Firma ergänzen
      1. Geschäftsbezeichnung
      2. Logo
      3. Homepage
      4. Impressum Url
      5. Datenschutz Url
    2. Filiale ergänzen
      1. Firma
      2. Telefon (Kundenansicht)
      3. Mail (Kundenansicht)
    3. Abteilung ergänzen
      1. Termine buchbar auf “Ja” setzen
      2. Mail hinterlegen (sofern abweichend von Filiale)
    4. Mitarbeiter ergänzen
      1. Buchbar auf “Ja” setzen
      2. Mail (Firma) hinterlegen
    5. Status (zB Verkauf) ergänzen
      1. Buchbar auf “Ja” setzen
  3. Link auf Homepage (je Filiale)
  4. Link ins Schaufenster (als Barcode)
Kategorien
Anleitungen

Jahresabschluss

Extras -> Sonderauswertungen -> Jahresabschluss (Aliquote Restsalden)

Der Stichtag für den Jahresabschluss muss >= dem letzten Stundenübertrag sein. Wenn das Geschäftsjahr mit 31.12 endet, muss die Auswertung gemacht werden, bevor Stundenüberträge für das neue Jahr gemacht werden.

Kategorien
Anleitungen

Homeoffice dokumentieren und auswerten

In Österreich gibt es eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht für Homeoffice: https://www.bmf.gv.at/public/top-themen/home-office-pauschale.html#aufzeichnung

Umsetzung in Pepi:

  • Eigene Abteilung für Homeoffice erstellen
  • Mitarbeiter in Homeoffice einplanen
  • Menüleiste -> Extras -> Sonderauswertungen -> Tage in Abteilung zählen (verfügbar ab Version 2.0.63.0)
Kategorien
Anleitungen

Sonderfall: 8. Dezember in Österreich im Einzelhandel

Lösungsansatz

  • Am 8.12 bei allen Mitarbeitern einen Feiertag eintragen und zusätzlich die tatsächlich gearbeitete Arbeitszeit
  • Stundenzuschlagsregel anpassen: Nach Bedarf eine neue erstellen, um die regulären Zuschläge an diesem Tag zu deaktivieren bzw. eine neue für 18:00-19:00 anlegen.
  • Eigenen Status anlegen für bezahlten Zeitausgleich. zB “ZA 8.12 bezahlt” (ähnlich wie Arzt-Status)
  • Auswerten wer nach dem 8.12 wie viel Anspruch auf bezahlte Freizeit hat und wie viel davon bereits eingelöst wurde (Menüleiste – Extras – Sonderauswertungen – Österreich – 8. Dezember)
  • Zeitnahe die Ansprüche durch Eintragung des neuen Status erfüllen (zB an freien Tagen zwischen 8.12 und 31.12)

Tipp: Zur Kontrolle an welchen Tagen der Anspruch eingetragen wurde: Menüleiste – Verwaltung – Stammdaten – Statusse – [Rechtsklick auf Status] – Einsatzplan öffnen

Tipp: https://www.wko.at/branchen/handel/oeffnungszeiten-im-handel-am-8-dezember.html

Unverbindlicher Rechtshinweis (Stand 21.12.2020) Arbeitsruhegesetz § 7 Feiertagsruhe (Abs. 6):

Ist für die Normalarbeitszeit (§ 3 Arbeitszeitgesetz) an Feiertagen Zeitausgleich vereinbart, so muß dieser mindestens einen Kalendertag oder 36 Stunden umfassen.

Kategorien
Anleitungen

Feiertage

Vorbereitung: In den Stammdaten (Menüleiste -> Stammdaten) bei jedem Mitarbeiter richtige Region hinterlegen.

Jährlich im Stapel anlegen

Feiertage -> Kontextmenü

  1. Feiertage importieren und automatisch Regionen zuweisen
  2. Alle kommende Feiertage allen Mitarbeitern zuweisen

Kategorien
Anleitungen

Krankenstände

  • Krankenstand kann über das Zeitstempelterminal gemeldet werden. Für den Zeitraum werden Tageseinteilungen hinterlegt. Standardmäßig: schwarze Farbe; keine Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden beibehalten. Krankmeldungen können über Stammdaten – Abonnements per Mail abonniert werden.
  • Tatsächlicher Krankenstand wird von Pep-Planer eingetragen sobald dieser genaueres weiß. Standardmäßig: rote Farbe; Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden überschrieben; Status muss bestätigt werden.
  • Sobald Krankmeldung eintrifft wird Krankenstand bestätigt (In Österreich teilweise automatisch möglich via Elda)

Kategorien
Anleitungen

Lohnerhöhungen

Mit den jährlichen Kollektivvertragsverhandlungen / Mindestlohnanpassungen müssen die hinterlegten Stundenlöhne aktualisiert werden.

  1. Menüleiste -> Extras -> Stapelbearbeitung -> Arbeitsvereinbarungen überarbeiten
  2. Wählen Sie den 1.1.20XX aus und klicken Sie auf “Aufbereiten”
  3. Setzen Sie die neuen Stundenlöhne ein und erhöhen Sie gegebenenfalls die dafür erforderliche Stundenleistung.
  4. Klicken Sie auf “Speichern”

Siehe auch:

  • Österreich: Kollektivvertragsdatenbank WKO: auf wko.at oder Kollektivvertragsdatenbank GPA: auf gpa-djp.at
  • Deutschland: Mindestlohn: auf bmas.de
Kategorien
Anleitungen

Import

Den Pfad des Import-Ordner finden Sie unter: Extras -> Einstellungen -> Schnittstellen -> Importordner

Kategorien
Anleitungen

Verbindung zur Datenbank herstellen

Nach dem Download und der Installation der Anwendung muss eine Verbindung zu Ihrer Datenbank eingerichtet werden.

Achten Sie bei der Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf die Groß-/Kleinschreibung.