Pepi Support
Mitarbeiter können den Urlaubsplan einsehen, sehen wann andere Mitarbeiter schon Urlaub genommen haben und wo günstige (grün markiert) oder ungünstige (rot markiert) Zeiten sind. Voraussetzung für die farbliche Markierung ist ein vorhandenes Stundenbudget (Jahresplanung).
Idealerweise erfassen Mitarbeiter Ihre Arbeitszeit exakt. Dann kann die erfasste Zeit 1:1 vergütet werden. Dafür sollte man sich die Plätze für die Zeiterfassung gut überlegen.
Häufig wird es gestattet, dass sich Mitarbeiter schon vor Arbeitsbeginn bei der Zeiterfassung anmelden können.
Bei der browserbasierten Zeiterfassung kann Pepi das Einstempeln vor der Öffnungszeit verhindern oder Fragen ob eine „Voranmeldung“ gewünscht wird. Ein Mitarbeiter kann dann zB um 8:52 eine Voranmeldung ab Öffnungszeit 9:00 erfassen. Im System wird nur 9:00 gespeichert (nicht 8:52).
Wenn der Zeitpunkt einer verfrühten Zeiterfassung festgehalten wird, muss im Nachgang ein Abgleich zwischen der gestempelten Zeit und der geplanten Zeit erfolgen.
Der Abgleich kann automatisiert werden. Dafür müssen Regeln definiert werden. Diese regeln frühzeitiges Kommen / Gehen, aber auch Verspätungen und Einhaltung der geplanten Pausenlänge. Es können mehrere Regelsammlungen angelegt werden. Jeder Mitarbeiter wird einer Regelsammlung zugewiesen. Verkäufer müssen sich meist genauer an den Plan halten als Verwaltungsmitarbeiter.
Für den Abgleich ist es wichtig, dass es einen Plan gibt. Wenn Tage nicht im Detail geplant werden, kann je Mitarbeiter ein Standardplan hinterlegt werden, der für jeden Wochentag die Grenzen oder Länge der Mittagspause definiert.
Wenn Mitarbeiter Zeit erfassen können, die nicht vergütet wird, sollten die Regeln dazu auf jeden Fall schriftlich vereinbart werden.
Der Zeitabgleich dauert manuell sehr lange. Das allermeiste lässt sich automatisieren. Sprechen Sie den Pepi Support an, wenn Sie hier Optimierungspotenzial sehen oder vermuten.
Der Zeiterfassungscode wird beim Benutzer hinterlegt.
Tipp: Verwenden Sie für neue Mitarbeiter den Eintritt-Assistent – dann wird der Benutzer gleich mit angelegt.
Extras -> Druck -> Urlaubsplan
Je Kalenderwoche wird die freie Stundenkapazität angezeigt.
Hier werden die benötigten Stunden laut Stundenbudget (Jahresplanung) von der verfügbaren Noramlarbeitszeit (Arbeitsvereinbarungen) abgezogen.
Urlaube, Krankenstände etc. die bereits in Pepi erfasst wurden, reduzieren die offene Kapazität. Wochen für die bereits ein konkreter Plan vorliegt werden auch berücksichtigt. Neueinstellungen und Austritte verändern den Plan. Es macht daher Sinn regelmäßig eine aktualisierte Version bereit zu stellen.
Wenn die selbe Person wieder kommt, wird idealerweise die alte Nummer wiederverwendet.
Wenn eine neue Person eine bereits vergebene Nummer bekommen soll, muss die Person, welche die Nummer bisher hatte, zuerst umgebucht werden, siehe: ID ändern
Beachten Sie, dass auch in anderen Systemen (zB Warenwirtschaft) die selbe Umbuchung erfolgt, vor allem wenn Pepi mit diesen Systemen Daten synchronisiert.
Stammdaten -> Eintrag auswählen -> Kontextmenü -> ‚ID ändern‘
Innerhalb einer Stammdatenart (Filiale/Abteilung/Mitarbeiter…) hat jeder Eintrag eine eindeutige Nummer als ID. Normalerweise sollte diese ID nicht geändert werden. Wenn Mitarbeiter austreten und neue eintreten, sparen Sie Zeit und potentielle Unklarheiten, indem neue Mitarbeiter neue Personalnummern bekommen. Wenn Sie dennoch eine ID ändern möchten, sollten Sie darauf achten, die Änderung auch in Systemen vorzunehmen mit denen Pepi Daten austauscht (zB Warenwirtschaft).
Pepi bietet eine Windows basierte Zeiterfassung mit verschiedenen Zusatzfunktionen.
Es gibt aber auch eine einfache Zeiterfassung, die in den meisten modernen Browser läuft. Somit eignen sich auch Tablets und Smartphones für die Zeiterfassung.
