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Jahresabschluss

Extras -> Sonderauswertungen -> Jahresabschluss (Aliquote Restsalden)

Der Stichtag für den Jahresabschluss muss >= dem letzten Stundenübertrag sein. Wenn das Geschäftsjahr mit 31.12 endet, muss die Auswertung gemacht werden, bevor Stundenüberträge für das neue Jahr gemacht werden.

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Homeoffice dokumentieren und auswerten

In Österreich gibt es eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht für Homeoffice: https://www.bmf.gv.at/public/top-themen/home-office-pauschale.html#aufzeichnung

Umsetzung in Pepi:

  • Eigene Abteilung für Homeoffice erstellen
  • Mitarbeiter in Homeoffice einplanen
  • Menüleiste -> Extras -> Sonderauswertungen -> Tage in Abteilung zählen (verfügbar ab Version 2.0.63.0)
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Sonderfall: 8. Dezember in Österreich im Einzelhandel

Lösungsansatz

  • Am 8.12 bei allen Mitarbeitern einen Feiertag eintragen und zusätzlich die tatsächlich gearbeitete Arbeitszeit
  • Stundenzuschlagsregel anpassen: Nach Bedarf eine neue erstellen, um die regulären Zuschläge an diesem Tag zu deaktivieren bzw. eine neue für 18:00-19:00 anlegen.
  • Eigenen Status anlegen für bezahlten Zeitausgleich. zB „ZA 8.12 bezahlt“ (ähnlich wie Arzt-Status)
  • Auswerten wer nach dem 8.12 wie viel Anspruch auf bezahlte Freizeit hat und wie viel davon bereits eingelöst wurde (Menüleiste – Extras – Sonderauswertungen – Österreich – 8. Dezember)
  • Zeitnahe die Ansprüche durch Eintragung des neuen Status erfüllen (zB an freien Tagen zwischen 8.12 und 31.12)

Tipp: Zur Kontrolle an welchen Tagen der Anspruch eingetragen wurde: Menüleiste – Verwaltung – Stammdaten – Statusse – [Rechtsklick auf Status] – Einsatzplan öffnen

Tipp: https://www.wko.at/branchen/handel/oeffnungszeiten-im-handel-am-8-dezember.html

Unverbindlicher Rechtshinweis (Stand 21.12.2020) Arbeitsruhegesetz § 7 Feiertagsruhe (Abs. 6):

Ist für die Normalarbeitszeit (§ 3 Arbeitszeitgesetz) an Feiertagen Zeitausgleich vereinbart, so muß dieser mindestens einen Kalendertag oder 36 Stunden umfassen.

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Urlaube

  • Wiederkehrende Urlaubsansprüche werden auf Ebene der Arbeitsvereinbarung definiert.
  • Der aktuelle Rest-Urlaubsanspruch steht direkt bei den Stammdaten des Mitarbeiters.

Ansprüche aliquotieren

In folgenden Fällen müssen Urlaube in der Regel neu berechnet werden:

  • Beim Austritt während des Urlaubsjahres
  • Beim Eintritt während des Urlaubsjahres (zB wenn das Urlaubsjahr dem Kalenderjahr entspricht und nicht mit Firmeneintritt beginnt)
  • Wenn sich die Arbeitsvereinbarung ändert
    • Wenn Urlaub in Tagen gerechnet wird: Wenn sich die Anzahl an Arbeitstagen pro Woche ändert
    • Wenn Urlaub in Stunden gerechnet wird: Wenn sich die Anzahl an Wochenstunden ändert

Achtung: Pepi berechnet Urlaubskorrekturen immer nur aliquot, die Rechtslage, speziell in Deutschland, ist jedoch komplexer – bitte von Lohnverrechner ausrechnen lassen.

Tipp: Wenn sich an den Wochenstunden etwas ändert (Ausmaß oder Verteilung): Aliquote Urlaubsansprüche vorher möglichst exakt bis zum Stichtag der Änderung verbrauchen.

Urlaub in Stunden oder in Tagen rechnen

Ab 2019 wird bei neuen Pepi-Installationen Urlaub nur mehr in Tagen gerechnet. Anwendern, die Urlaub noch in Stunden rechnen, wird empfohlen auf Tage umzustellen. Die Umstellung erfolgt auf Anfrage mit Unterstützung eines Pepi-Supporters.

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Autostart

Die Zeiterfassung sollte bei Terminals automatisch starten.

Anleitung für Windows 8 und Windows 10:

Windows-Taste -> Ausführen -> shell:startup -> OK -> Es öffnet sich ein Ordner in dem eine Verknüpfung zur Zeiterfassung abgelegt werden kann.

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Mitarbeiter Austritt

  1. Sobald der Austritt bekannt ist: Stammdaten → Mitarbeiter auswählen → Kontextmenü → Austrittassistent
  2. Organisatorisch: Plusstunden und Urlaub des Mitarbeiters bis zum Austrittsdatum nach Möglichkeit aufbrauchen. Resturlaub aufbrauchen und ±Stunden ausgleichen.
  3. Sobald letzter Arbeitstag vorbei ist: Stundenübertrag mit Stichtag des Austrittsdatums machen.
    1. Überstunden und offene Urlaube begleichen. Der Neue Anspruch sollte jeweils 0 sein.
  4. Nochmals den Austrittassistent (Punkt 1) durchführen um Mitarbeiter zu deaktivieren und aus Vorlagen zu entfernen.
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Tagesplanung: Tastenkürzel

Allgemein
Tabulator Fokus hüpft zur nächsten Spalte
Funktionstaste Vorlage wird eingefügt (sofern für die Funktionstaste eine Vorlage hinterlegt ist. F1 fügt Standardstatus des Mitarbeiters während Öffnungszeit ein)
Spalte „Beschriftung
 Buchstabe  Fokus hüpft zum nächsten Mitarbeiter der mit diesem Buchstaben anfängt
Uhrzeit-Spalte („01“ – „23“)
 Zahl (zB „9“ oder „930“)  Fokus hüpft zur angegebenen Zeitspalte. Wenn die Spalte noch ausgeblendet ist, wird sie eingeblendet (ausser bei „1“ und „2“)
 Datum (zB „6.12“)  Fokus hüpft zur angegebenen Datumzeile
 Buchstabe  Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben ein Status hinterlegt ist)
 Entf  Einteilungen im ausgewählten Bereich werden gelöscht
 +  Aktuelle Einteilung wird am Ende verlängert
 Strg +  Aktuelle Einteilung wird am Beginn verlängert
 –  Aktuelle Einteilung wird am Ende verkürzt
 Strg –  Aktuelle Einteilung wird am Beginn verkürzt
 Zahl Tabulator Zahl
(zB „930“ Tabulator „12“)
 Es werden alle Zellen zwischen den angegebenen Uhrzeiten ausgewählt (Eingabe muss zügig erfolgen – max 1 Sekunde Abstand zwischen Tastenanschlägen)
 Strg+A  Alle Felder in Zeitspalten der aktuellen Zeile werden markiert
 Strg+B  Ausgewählte unbestätigte Einteilungen werden bestätigt
 Strg+X  Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird ausgeschnitten
 Strg+C  Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird kopiert
 Strg+V  Zuletzt ausgeschnittene oder kopierte Einteilung wird eingefügt
Spalte „Amt“
 Buchstabe  Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben eine Aufgabe hinterlegt ist)
 Entf  Alle markierten Aufgaben werden gelöscht
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Verwendungsplan

Aus eigener Erfahrung und durch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden empfehlen wir folgende Aufgaben regelmäßig durchzuführen.

  1. Stammdatenpflege (laufend)
    • Mitarbeiter inkl. Präferenzen, Normalstunden und Stundenleistung
    • Filialen inkl. Mindestbesetzung, erforderlichen Qualifikationen (zB 1 Führungskraft immer anwesend) und tägliche Aufgaben (zB Kassenabschluss)
    • Abteilungen inkl. Mindestbesetzung
  2. Umsätze aus Warenwirtschaft importieren (täglich die letzten 30 Tage; Einmalig zu Beginn die letzten 5 Jahre)
  3. Feiertage importieren (jährlich)
  4. Umsatzplanung (jährlich)
    • Jahresumsatz je Abteilung getrennt planen
    • Verteilung über das Jahr basierend auf Vorjahren (automatisch)
    • Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
      • Halb geöffnete Tage: 24.12, 31.12
      • Wandernde Feiertage (Ostern)
      • Werbeaktionen / Veranstaltungen in Umgebung
      • Umbauarbeiten / Abteilungsrestrukturierung
  5. Stundenbudgetplanung (jährlich)
    • Jahresverkaufszeit je Abteilung getrennt planen
    • Verteilung über das Jahr basierend auf geplantem Umsatz (automatisch)
    • Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
      • Werbeaktionen
      • Große Warenlieferungen / Neudekoration
  6. Grundbesetzung Einsatz planen (bei Personalveränderungen aktualisieren)
    • Minimalbesetzung planen (Empfehlung: Eintragen in erster Woche im Jahr 2078; Bei Minimalbesetzung wird nach Bedarf (häufig) dazu geplant. Alternative: Standardbesetzung, dann muss seltener dazu geplant werden, allerdings muss man in schwachen Zeiten daran denken Einteilungen zu streichen)
      • Bei Minimalbesetzung bevorzugt berücksichtigen (absteigende Priorität)
        1. Lehrlinge, Elternteilzeit (Genießen in Österreich laut Gesetz Bevorzugung)
        2. Führungskräfte (Es sollte immer zumindest 1. Person mit Entscheidungsgewalt anwesend sein)
        3. Vollzeitmitarbeiter
        4. Teilzeitmitarbeiter (sollen flexibel sein – können Plusstunden schneller auf-/abbauen als Vollzeitkräfte)
    • Mit Zauberstab als Minimalbesetzung übernehmen
  7. Urlaubsplanung (vierteljährlich)
    • Basierend auf freien Kapazitäten (berechnet aufgrund Stundenplanung)
  8. Einsatzplanung (monatlich)
    • Jeden Tag individuell aufstocken, wenn Grundbesetzung für Umsatz oder Planstunden nicht ausreicht.
    • Zu beachten: Mindestbesetzung, Stundenleistungen, Plusstunden, Mitarbeiterpräferenzen, Pausen, Max. Tages-/Wochenarbeitszeit
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Allgemein: Einführungsplan

Die Einführung einer Personaleinsatzplanungssoftware oder Zeiterfassung betrifft viele Mitarbeiter und bringt oft auch organisatorische Änderungen mit sich. Sichern Sie Sich daher unbedingt die Unterstützung des Top-Managements, bevor Sie mit der Einführung beginnen. Sprechen Sie mit betroffenen Mitarbeitern offen darüber welche Ziele mit dem Projekt verfolgt werden.

Beispiel Ablauf für Pepi-Einführung (wird jeweils an individuelle Situation angepasst):

  1. Erster Tag: Erstinstallation, Datenübernahme aus Warenwirtschaft und Stammdatenerfassung mit Support über das Internet.
  2. Nach einer Woche: Schulung vor Ort und Einführung in einer Abteilung oder einer Filiale (alternativ auch Internetschulung möglich)
    • Umsatz planen
    • Einsatz planen, Vorlagen erstellen
    • Zeiterfassung in Betrieb nehmen
  3. Nach einem Monat: Schulung via Internet und Einführung in allen Abteilungen bzw. Filialen (alternativ auch vor Ort Schulung möglich)
    • Gemeinsam Stundenübertrag machen
    • Auswertungen ansehen
    • Abläufe optimieren
  4. Nach einem Jahr: Gruppenschulung mit anderen Pepi-Anwendern
    • Schulung auffrischen, entdecken wie Bedienung noch einfacher wird
    • Bisher ungenutzte Funktionen für Fortgeschrittene kennen lernen
    • Abläufe optimieren, von anderen Pepi-Anwendern lernen

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Allgemein: Begriffsdeffinitionen

Umsatz Einnahmen inkl. Ust. ohne jegliche Ausgaben.
Umsatz Erreicht Umsatz laut Warenwirtschaft oder Fibu (händisch eingetragen oder automatisch importiert)
Umsatz Erwartet Umsatz mit dem planende Person rechnet. (Berücksichtigt besondere kurzfristige Ereignisse wie Wetter, Veranstaltungen etc.)
Umsatz Plan Von der Geschäftsführung gewünschter Umsatz/Jahr, großteils automatisch heruntergebrochen nach Verteilungsschlüsseln
Umsatz Vorjahr Umsatz der an vergleichbarem Tag im Vorjahr erreicht wurde.
Umsatz Wahrscheinlich Umsatz der aufgrund von je Mitarbeiter hinterlegten Ist-Leistungen wahrscheinlich ist.
Umsatz für Prämie Umsatz der laut Vereinbahrung erziehlt werden soll (bei Prämiensystem entspricht das der Prämienschwelle)
Umsatz Pro Stunde Umsatz / Stunden Dauer Haupt Status
Stunden Dauer Stunden laut Uhr
Stunden Wert Stunden laut Uhr * Zuschlagsfaktor (bei Nachtarbeit etc.)
Stunden Angerechnet Stunden Wert, unter der Voraussetzung, dass die Zeit anrechenbar ist (zB Zeitausgleich nicht)
Stunden Verrechnet Normalstunden = Verteilte Wochenstunden = Stunden die von Lohnverrechnung monatlich ausbezahlt werden.
Stunden PlusMinus Differenz zwischen Angerechnet und Verrechnet.
Stunden Urlaub Verbrauch von Urlaubstunden -> Urlaub wird weniger, Stunden Angerechnet werden mehr (entsprechend Stunden Verrechnet –> gleicht sich aus auf Stunden PlusMinus 0)
Stunden Verrechnet Berechnung Zeigt wie sich ‚Stunden Verrechnet‘ zusammensetzen
Einteilung Status Beschreibt die Tätigkeit des Mitarbeiters wärend der eingetragenen Zeit (Verkauf, Verwaltung, … oder Krank, Urlaub …)
Haupt Status Kennzeichnet jenen Status, der Umsatz direkt beeinflusst. Im Einzelhandel ist dies „Verkauf“
Einteilungsempfehlung Vorschlag vom Programm ob Mitarbeiter eingeteilt werden soll oder nicht.