Pepi Support
Mit der Pepi API ist es einfach Daten aus Pepi abzufragen. Damit können zB Urlaube und Einsatzpläne in Ihrem bevorzugtem Kalender angezeigt werden. Oder Sie integrieren Daten aus Pepi in Ihrer Mitarbeiter-/oder Kunden-App.
Für den Zugriff sollte ein eigener System-Benutzer mit eingeschränkten Rechten und Pepi2go Zugriffsrechten angelegt werden.
Hier gehts zur Schnittstellenbeschreibung:
Das Löschen eines Mitarbeiters würde auch verbundene Daten löschen und damit Auswertungen verfälschen. Daher sollten Mitarbeiterdaten nur anonymisiert statt gelöscht werden, sobald die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Normalerweise sollte es genügen in den Stammdaten den Namen, Geburtsdatum, Mailadresse und gegebenenfalls weitere hinterlegte Kontaktdaten zu löschen.
Wenn Sie Daten im Stapel anonymisieren wollen hilft Ihnen gerne der Pepi Support.
Mitarbeiter können den Urlaubsplan einsehen, sehen wann andere Mitarbeiter schon Urlaub genommen haben und wo günstige (grün markiert) oder ungünstige (rot markiert) Zeiten sind. Voraussetzung für die farbliche Markierung ist ein vorhandenes Stundenbudget (Jahresplanung).
Idealerweise erfassen Mitarbeiter Ihre Arbeitszeit exakt. Dann kann die erfasste Zeit 1:1 vergütet werden. Dafür sollte man sich die Plätze für die Zeiterfassung gut überlegen.
Häufig wird es gestattet, dass sich Mitarbeiter schon vor Arbeitsbeginn bei der Zeiterfassung anmelden können.
Bei der browserbasierten Zeiterfassung kann Pepi das Einstempeln vor der Öffnungszeit verhindern oder Fragen ob eine „Voranmeldung“ gewünscht wird. Ein Mitarbeiter kann dann zB um 8:52 eine Voranmeldung ab Öffnungszeit 9:00 erfassen. Im System wird nur 9:00 gespeichert (nicht 8:52).
Wenn der Zeitpunkt einer verfrühten Zeiterfassung festgehalten wird, muss im Nachgang ein Abgleich zwischen der gestempelten Zeit und der geplanten Zeit erfolgen.
Der Abgleich kann automatisiert werden. Dafür müssen Regeln definiert werden. Diese regeln frühzeitiges Kommen / Gehen, aber auch Verspätungen und Einhaltung der geplanten Pausenlänge. Es können mehrere Regelsammlungen angelegt werden. Jeder Mitarbeiter wird einer Regelsammlung zugewiesen. Verkäufer müssen sich meist genauer an den Plan halten als Verwaltungsmitarbeiter.
Für den Abgleich ist es wichtig, dass es einen Plan gibt. Wenn Tage nicht im Detail geplant werden, kann je Mitarbeiter ein Standardplan hinterlegt werden, der für jeden Wochentag die Grenzen oder Länge der Mittagspause definiert.
Wenn Mitarbeiter Zeit erfassen können, die nicht vergütet wird, sollten die Regeln dazu auf jeden Fall schriftlich vereinbart werden.
Der Zeitabgleich dauert manuell sehr lange. Das allermeiste lässt sich automatisieren. Sprechen Sie den Pepi Support an, wenn Sie hier Optimierungspotenzial sehen oder vermuten.
Die Daten der Zeiterfassung können einfach exportiert werden.
Der Zeiterfassungscode wird beim Benutzer hinterlegt.
Tipp: Verwenden Sie für neue Mitarbeiter den Eintritt-Assistent – dann wird der Benutzer gleich mit angelegt.
Extras -> Druck -> Urlaubsplan
Je Kalenderwoche wird die freie Stundenkapazität angezeigt.
Hier werden die benötigten Stunden laut Stundenbudget (Jahresplanung) von der verfügbaren Noramlarbeitszeit (Arbeitsvereinbarungen) abgezogen.
Urlaube, Krankenstände etc. die bereits in Pepi erfasst wurden, reduzieren die offene Kapazität. Wochen für die bereits ein konkreter Plan vorliegt werden auch berücksichtigt. Neueinstellungen und Austritte verändern den Plan. Es macht daher Sinn regelmäßig eine aktualisierte Version bereit zu stellen.
Wenn die selbe Person wieder kommt, wird idealerweise die alte Nummer wiederverwendet.
Wenn eine neue Person eine bereits vergebene Nummer bekommen soll, muss die Person, welche die Nummer bisher hatte, zuerst umgebucht werden, siehe: ID ändern
Beachten Sie, dass auch in anderen Systemen (zB Warenwirtschaft) die selbe Umbuchung erfolgt, vor allem wenn Pepi mit diesen Systemen Daten synchronisiert.