Bei der Zeiterfassung oder beim Organigramm helfen Bilder der Mitarbeiter dabei sich um ein vielfaches schneller orientieren zu können als wenn man Text lesen muss.
Da das Passwort direkt nach der Eingabe gehasht wird, kann man das originale Passwort nachträglich nicht mehr herausfinden. Auch kein Pepi-Supporter, solange man ein individuelles starkes Passwort verwendet hat.
Wurde das Passwort vergessen, muss ein neues hinterlegt werden. Wenden Sie Sich dafür an eine Person, die in Pepi Stammdaten ändern darf.
Sobald Sie ein neues Passwort erhalten haben, können Sie nach der ersten Anmeldung wieder ein eigenes Passwort festlegen. Siehe auch: Passwort ändern im Windows Client und in Pepi2go.
Mit Pepi2go kannst du als Mitarbeiter deine Stundenpläne einsehen und mehr (je nach Zugangsvariante und Berechtigungen).
Zugangsvarianten
Einfacher Zugang
Erweiterter Zugang
Authentifizierung
Login-Tan wird einmalig bekannt gegeben
Login-Tan wird jedes mal neu generiert und per Mail gesendet. Außerdem wird der Benutzer über Anmeldungen von neuen IPs per Mail benachrichtigt
Funktionsumfang
Eigener Einsatzplan
Uneingeschränkt
Einloggen
Für Pepi2go ist eine 2-Faktoren-Authentifizierung notwendig.
Benutzernamen und Passwort (diese am besten merken oder an einem sehr sicheren Ort notieren)
Tan (Beim einfachen Zugang ändert sich dieser standardmäßig nicht. Beim erweiterten Zugang wird bei jedem Login ein neuer Tan per Mail versendet)
Die Zugangsdaten erhältst du von jemandem der Pepi Stammdaten bearbeiten kann.
Auf einem sicheren Gerät, das nur du verwendest, spricht normalerweise nichts dagegen, den Hacken bei “Speichern” zu setzen (es werden nicht die Zugangsdaten selbst, sondern ein generierter Sicherheitsschlüssel gespeichert). Wenn dein Browser dich fragt, ob du das Passwort im Browser speichern möchtest, mach es nicht (bei Standard Einstellungen zu unsicher).
Passwort ändern
Wenn du dein Passwort vorgegeben bekommen hast, ändere es am besten gleich nach der ersten Anmeldung.
Einsatzplan
Hier siehst du bevorstehende Feiertage, geplante Urlaube und geplante Arbeitszeiten.
Um keine Änderungen zu übesehen, werden neue/geänderte Einträge fett geschrieben und mit * markiert. Durch einen Klick auf “Alle als gesehen markieren” werden die Einträge normal dargestellt.
Gelöschte Einträge fallen dabei leider nicht als Änderung auf. Der Planer sollte daher bei kurzfristigen Änderungen Einträge nicht einfach löschen, sondern an der ursprünglich geplanten Zeit einen Status wie “Zeitausgleich” oder “Frei” hinterlegen um auf die Änderung aufmerksam zu machen.
Teamplan
Erfordert Berechtigung andere Mitarbeiter einsehen zu dürfen
Zeiterfassung
Wenn du den Arbeitstag beginnst, zur Pause gehst, aus der Pause zurückkommst oder dich in den Feierabend verabschiedest, klickst du einfach auf den “Anmelden / Abmelden”-Knopf.
Kontoübersicht
Hier siehst du dein Stunden- und Urlaubskonto (großer Bildschirm empfohlen)
Freizeitantrag
Beim Freizeitantrag hilft die Nennung einer Vertretung beim Genehmigungsprozess.
Der Stichtag für den Jahresabschluss muss >= dem letzten Stundenübertrag sein. Wenn das Geschäftsjahr mit 31.12 endet, muss die Auswertung gemacht werden, bevor Stundenüberträge für das neue Jahr gemacht werden.
Am 8.12 bei allen Mitarbeitern einen Feiertag eintragen und zusätzlich die tatsächlich gearbeitete Arbeitszeit
Stundenzuschlagsregel anpassen: Nach Bedarf eine neue erstellen, um die regulären Zuschläge an diesem Tag zu deaktivieren bzw. eine neue für 18:00-19:00 anlegen.
Eigenen Status anlegen für bezahlten Zeitausgleich. zB “ZA 8.12 bezahlt” (ähnlich wie Arzt-Status)
Auswerten wer nach dem 8.12 wie viel Anspruch auf bezahlte Freizeit hat und wie viel davon bereits eingelöst wurde (Menüleiste – Extras – Sonderauswertungen – Österreich – 8. Dezember)
Zeitnahe die Ansprüche durch Eintragung des neuen Status erfüllen (zB an freien Tagen zwischen 8.12 und 31.12)
Tipp: Zur Kontrolle an welchen Tagen der Anspruch eingetragen wurde: Menüleiste – Verwaltung – Stammdaten – Statusse – [Rechtsklick auf Status] – Einsatzplan öffnen
Unverbindlicher Rechtshinweis (Stand 21.12.2020) Arbeitsruhegesetz § 7 Feiertagsruhe (Abs. 6):
Ist für die Normalarbeitszeit (§ 3 Arbeitszeitgesetz) an Feiertagen Zeitausgleich vereinbart, so muß dieser mindestens einen Kalendertag oder 36 Stunden umfassen.
Krankenstand kann über das Zeitstempelterminal gemeldet werden. Für den Zeitraum werden Tageseinteilungen hinterlegt. Standardmäßig: schwarze Farbe; keine Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden beibehalten. Krankmeldungen können über Stammdaten – Abonnements per Mail abonniert werden.
Tatsächlicher Krankenstand wird von Pep-Planer eingetragen sobald dieser genaueres weiß. Standardmäßig: rote Farbe; Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden überschrieben; Status muss bestätigt werden.
Sobald Krankmeldung eintrifft wird Krankenstand bestätigt (In Österreich teilweise automatisch möglich via Elda)
