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Einführung Terminbuchung

  1. Freischaltung bei Pepi Support beantragen
  2. Stammdaten in Pepi anpassen
    1. Firma ergänzen
      1. Geschäftsbezeichnung
      2. Logo
      3. Homepage
      4. Impressum Url
      5. Datenschutz Url
    2. Filiale ergänzen
      1. Firma
      2. Telefon (Kundenansicht)
      3. Mail (Kundenansicht)
    3. Abteilung ergänzen
      1. Termine buchbar auf “Ja” setzen
      2. Mail hinterlegen (sofern abweichend von Filiale)
    4. Mitarbeiter ergänzen
      1. Buchbar auf “Ja” setzen
      2. Mail (Firma) hinterlegen
    5. Status (zB Verkauf) ergänzen
      1. Buchbar auf “Ja” setzen
  3. Link auf Homepage (je Filiale)
  4. Link ins Schaufenster (als Barcode)
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Jahresabschluss

Extras -> Sonderauswertungen -> Jahresabschluss (Aliquote Restsalden)

Der Stichtag für den Jahresabschluss muss >= dem letzten Stundenübertrag sein. Wenn das Geschäftsjahr mit 31.12 endet, muss die Auswertung gemacht werden, bevor Stundenüberträge für das neue Jahr gemacht werden.

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Homeoffice dokumentieren und auswerten

In Österreich gibt es eine gesetzliche Aufzeichnungspflicht für Homeoffice: https://www.bmf.gv.at/public/top-themen/home-office-pauschale.html#aufzeichnung

Umsetzung in Pepi:

  • Eigene Abteilung für Homeoffice erstellen
  • Mitarbeiter in Homeoffice einplanen
  • Menüleiste -> Extras -> Sonderauswertungen -> Tage in Abteilung zählen (verfügbar ab Version 2.0.63.0)
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Sonderfall: 8. Dezember in Österreich im Einzelhandel

Lösungsansatz

  • Am 8.12 bei allen Mitarbeitern einen Feiertag eintragen und zusätzlich die tatsächlich gearbeitete Arbeitszeit
  • Stundenzuschlagsregel anpassen: Nach Bedarf eine neue erstellen, um die regulären Zuschläge an diesem Tag zu deaktivieren bzw. eine neue für 18:00-19:00 anlegen.
  • Eigenen Status anlegen für bezahlten Zeitausgleich. zB “ZA 8.12 bezahlt” (ähnlich wie Arzt-Status)
  • Auswerten wer nach dem 8.12 wie viel Anspruch auf bezahlte Freizeit hat und wie viel davon bereits eingelöst wurde (Menüleiste – Extras – Sonderauswertungen – Österreich – 8. Dezember)
  • Zeitnahe die Ansprüche durch Eintragung des neuen Status erfüllen (zB an freien Tagen zwischen 8.12 und 31.12)

Tipp: Zur Kontrolle an welchen Tagen der Anspruch eingetragen wurde: Menüleiste – Verwaltung – Stammdaten – Statusse – [Rechtsklick auf Status] – Einsatzplan öffnen

Tipp: https://www.wko.at/branchen/handel/oeffnungszeiten-im-handel-am-8-dezember.html

Unverbindlicher Rechtshinweis (Stand 21.12.2020) Arbeitsruhegesetz § 7 Feiertagsruhe (Abs. 6):

Ist für die Normalarbeitszeit (§ 3 Arbeitszeitgesetz) an Feiertagen Zeitausgleich vereinbart, so muß dieser mindestens einen Kalendertag oder 36 Stunden umfassen.

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Feiertage

Vorbereitung: In den Stammdaten (Menüleiste -> Stammdaten) bei jedem Mitarbeiter richtige Region hinterlegen.

Jährlich im Stapel anlegen

Feiertage -> Kontextmenü

  1. Feiertage importieren und automatisch Regionen zuweisen
  2. Alle kommende Feiertage allen Mitarbeitern zuweisen

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Krankenstände

  • Krankenstand kann über das Zeitstempelterminal gemeldet werden. Für den Zeitraum werden Tageseinteilungen hinterlegt. Standardmäßig: schwarze Farbe; keine Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden beibehalten. Krankmeldungen können über Stammdaten – Abonnements per Mail abonniert werden.
  • Tatsächlicher Krankenstand wird von Pep-Planer eingetragen sobald dieser genaueres weiß. Standardmäßig: rote Farbe; Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden überschrieben; Status muss bestätigt werden.
  • Sobald Krankmeldung eintrifft wird Krankenstand bestätigt (In Österreich teilweise automatisch möglich via Elda)

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Lohnerhöhungen

Mit den jährlichen Kollektivvertragsverhandlungen / Mindestlohnanpassungen müssen die hinterlegten Stundenlöhne aktualisiert werden.

  1. Menüleiste -> Extras -> Stapelbearbeitung -> Arbeitsvereinbarungen überarbeiten
  2. Wählen Sie den 1.1.20XX aus und klicken Sie auf “Aufbereiten”
  3. Setzen Sie die neuen Stundenlöhne ein und erhöhen Sie gegebenenfalls die dafür erforderliche Stundenleistung.
  4. Klicken Sie auf “Speichern”

Siehe auch:

  • Österreich: Kollektivvertragsdatenbank WKO: auf wko.at oder Kollektivvertragsdatenbank GPA: auf gpa-djp.at
  • Deutschland: Mindestlohn: auf bmas.de
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Import

Den Pfad des Import-Ordner finden Sie unter: Extras -> Einstellungen -> Schnittstellen -> Importordner

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Verbindung zur Datenbank herstellen

Nach dem Download und der Installation der Anwendung muss eine Verbindung zu Ihrer Datenbank eingerichtet werden.

Achten Sie bei der Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf die Groß-/Kleinschreibung.

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Urlaube

  • Wiederkehrende Urlaubsansprüche werden auf Ebene der Arbeitsvereinbarung definiert.
  • Der aktuelle Rest-Urlaubsanspruch steht direkt bei den Stammdaten des Mitarbeiters.

Ansprüche aliquotieren

In folgenden Fällen müssen Urlaube in der Regel neu berechnet werden:

  • Beim Austritt während des Urlaubsjahres
  • Beim Eintritt während des Urlaubsjahres (zB wenn das Urlaubsjahr dem Kalenderjahr entspricht und nicht mit Firmeneintritt beginnt)
  • Wenn sich die Arbeitsvereinbarung ändert
    • Wenn Urlaub in Tagen gerechnet wird: Wenn sich die Anzahl an Arbeitstagen pro Woche ändert
    • Wenn Urlaub in Stunden gerechnet wird: Wenn sich die Anzahl an Wochenstunden ändert

Achtung: Pepi berechnet Urlaubskorrekturen immer nur aliquot, die Rechtslage, speziell in Deutschland, ist jedoch komplexer – bitte von Lohnverrechner ausrechnen lassen.

Tipp: Wenn sich an den Wochenstunden etwas ändert (Ausmaß oder Verteilung): Aliquote Urlaubsansprüche vorher möglichst exakt bis zum Stichtag der Änderung verbrauchen.

Urlaub in Stunden oder in Tagen rechnen

Ab 2019 wird bei neuen Pepi-Installationen Urlaub nur mehr in Tagen gerechnet. Anwendern, die Urlaub noch in Stunden rechnen, wird empfohlen auf Tage umzustellen. Die Umstellung erfolgt auf Anfrage mit Unterstützung eines Pepi-Supporters.