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Anwendungsfall: Mitarbeiter buchen interne Schulungen via Microsoft Bookings.
Pepi legt neue Schulungen an, hinterlegt wann welcher Mitarbeiter an welcher konkreten Schulung teilgenommen hat und erstellt im Einsatzplan eine Schulungs-Einteilung für den betroffenen Zeitraum.
Neue Schulungs-Einteilungen werden nur angelegt, wenn dies ohne Überschneidung mit anderen Einteilungen möglich ist.
Es wird ein Zeitraum angegeben, für den der Import durchgeführt wird. Alte Schulungen in diesem Zeitraum werden gelöscht, wenn sie im neuen Import nicht enthalten sind. Daher sollte für den Bookings-Import umbedingt ein eigener Einteilungs-Status verwendet werden, um zu verhindern dass Schulungen die manuell angelegt wurden oder aus anderen Quellen kommen nicht fälschlich mitgelöscht werden. Ob eine Schulung gelöscht werden darf erkennt Pepi daran, dass Schulungen die über den Import angelegt wurden im Beschreibungstext mit einer Schlüssel-Phrase als Erkennungszeichen versehen werden.
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Zeiterfassungscode hinterlegen
Der Zeiterfassungscode wird beim Benutzer hinterlegt.
Tipp: Verwenden Sie für neue Mitarbeiter den Eintritt-Assistent – dann wird der Benutzer gleich mit angelegt.
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Urlaubsplan
Extras -> Druck -> Urlaubsplan
Je Kalenderwoche wird die freie Stundenkapazität angezeigt.
Hier werden die benötigten Stunden laut Stundenbudget (Jahresplanung) von der verfügbaren Noramlarbeitszeit (Arbeitsvereinbarungen) abgezogen.
Urlaube, Krankenstände etc. die bereits in Pepi erfasst wurden, reduzieren die offene Kapazität. Wochen für die bereits ein konkreter Plan vorliegt werden auch berücksichtigt. Neueinstellungen und Austritte verändern den Plan. Es macht daher Sinn regelmäßig eine aktualisierte Version bereit zu stellen.
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Wie hinterlegt man eine Urlaubssperre?
Per 6.5.2024 ist es nicht vorgesehen explizit eine Urlaubssperre zu setzten bzw. Freizeitanträge zu unterbinden. Eine Möglichkeit wäre einen Tagstatus “Urlaubsperre” einzuplanen, was in der Bedienung eher unpraktisch ist. Eigentlich sollte sich die Urlaubssperre aus dem Stundenbudget ergeben. Die freie Kapazität, die für Urlaube zur Verfügung steht, ist an verschiedenen Stellen einsehbar.
In der Tagesplanung werden nur mehr Mitarbeiter angezeigt, die am jeweiligen Tag eine aktive Arbeitsvereinbarung haben.
Bisher wurden bereits ausgetretene Mitarbeiter unnötig lange weiter gelistet, bis der abschließende Stundenübertrag gemacht und der Mitarbeiter deaktiviert wurde.
Der gewünschte Tagesbruchteil kann nun einfach erfasst werden. Bisher musste man sich die Stundendauer selber ausrechnen oder sich durch probieren heran tasten.
Bisher wurde nur geprüft, dass irgendwann am Tag die erforderlichen Qualifikationen verfügbar sind. Nun wird versucht die Qualifikationen während der gesamten Öffnungszeiten sicher zu stellen.
Echter Urlaub kann nur mehr an Tagen mit Normalstunden eingetragen werden. Das soll Verwirrung vermeiden. Früher war es zB möglich einen Urlaub von Montag-Sonntag einzutragen. Also an 7 Tagen, obwohl nur 6 Tage vergütet und vom Urlaubsanspruch abezogen wurden.