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Handbuch

Allgemein

Einrichtung

Verbindung zur Datenbank herstellen

Nach dem Download und der Installation der Anwendung muss eine Verbindung zu Ihrer Datenbank eingerichtet werden.
  1. Achten Sie bei der Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf die Groß-/Kleinschreibung.

Unterstützung für mobile Geräte

Pepi läuft derzeit nur auf Windows, nicht auf iOs (zB iPad) oder Android (Ausnahme: Betaversion der neuen browserbasierten Zeiterfassung)

  1. Gerät mit Windows verwenden (billige Tablets teilweise ab 200 €)
  2. Auf iOs oder Android via Remotedesktop Windows verwenden (bevorzugt auf einem Windows Terminalserver)

Verwaltung

Inaktive Stammdaten

  1. Stammdaten die aktuell nicht benötigt werden, können in den Stammdaten via Rechtsklick deaktiviert werden.
  2. Inaktive Stammdaten können in den Stammdaten angezeigt werden via: Hacken unten links „Inaktive“

Fotos von Mitarbeitern

Bei der Zeiterfassung oder beim Organigramm helfen Bilder der Mitarbeiter dabei sich um ein vielfaches schneller orientieren zu können als wenn man Text lesen muss.
  • Stammdaten -> Mitarbeiter auswählen -> Kontextmenü -> Foto ändern
  • Stapelimport: Speichern Sie im Import-Ordner Portrait-Bilder Ihrer Mitarbeiter und benennen Sie diese nach dem Muster:
    [Mitarbeiternummer].jpg (zB: 156.jpg)
  • Achten Sie darauf dass die Bilder möglichst ein einheitliches Seitenverhältnis haben.

* Den Pfad des Import-Ordner finden Sie unter: Extras -> Einstellungen -> Schnittstellen -> Importordner

Feiertage

  1. Bei jedem Mitarbeiter richtige Region hinterlegen.
  2. Stammdaten -> Feiertage -> Kontextmenü -> Feiertage importieren
  3. Feiertage bei allen Mitarbeitern hinterlegen

ID ändern

Stammdaten -> Eintrag auswählen -> Kontextmenü -> ‚ID ändern‘

Innerhalb einer Stammdatenart (Filiale/Abteilung/Mitarbeiter…) hat jeder Eintrag eine eindeutige Nummer als ID. Normalerweise sollte diese ID nicht geändert werden. Wenn Mitarbeiter austreten und neue eintreten, sparen Sie Zeit und potentielle Unklarheiten, indem neue Mitarbeiter neue Personalnummern bekommen. Wenn Sie dennoch eine ID ändern möchten, sollten Sie darauf achten, die Änderung auch in Systemen vorzunehmen mit denen Pepi Daten austauscht (zB Warenwirtschaft).


Mitarbeiter Eintritt

  1. Mitarbeiter anlegen
    • Resturlaub: Kann auf 0 belassen werden. Nach der Anlage der Arbeitsvereinbarung wird eine Urlaubs-Korrektur vorgeschlagen, die bei Bedarf angepasst werden kann.
  2. Arbeitsvereinbarung anlegen

Mutterschutz

Stammdaten → Mitarbeiter auswählen → Kontextmenü → Mutterschutz (+ Karenz) Assistent

Lohnerhöhungen

Mit den jährlichen Kollektivvertragsverhandlungen / Mindestlohnanpassungen müssen die hinterlegten Stundenlöhne aktualisiert werden.
  1. Menüleiste -> Extras -> Stapelbearbeitung -> Arbeitsvereinbarungen überarbeiten
  2. Wählen Sie den 1.1.20XX aus und klicken Sie auf „Aufbereiten“
  3. Setzen Sie die neuen Stundenlöhne ein und erhöhen Sie gegebenenfalls die dafür erforderliche Stundenleistung.
  4. Klicken Sie auf „Speichern“
Siehe auch:
  • Österreich: Kollektivvertragsdatenbank WKO: auf wko.at oder Kollektivvertragsdatenbank GPA: auf gpa-djp.at
  • Deutschland: Mindestlohn: auf bmas.de

Krankenstände

  • Krankenstand kann über das Zeitstempelterminal gemeldet werden. Für den Zeitraum werden Tageseinteilungen hinterlegt. Standardmäßig: schwarze Farbe; keine Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden beibehalten. Krankmeldungen können über Stammdaten – Abonnements per Mail abonniert werden.
  • Tatsächlicher Krankenstand wird von Pep-Planer eingetragen sobald dieser genaueres weiß. Standardmäßig: rote Farbe; Zeitgutschrift; existierende Stundeneinteilungen werden überschrieben; Status muss bestätigt werden.
  • Sobald Krankmeldung eintrifft wird Krankenstand bestätigt (In Österreich teilweise automatisch möglich via Elda)

Geburtstage

Erfassung: Der Geburtstag eines Mitarbeiters wird bei den Stammdaten eines Mitarbeiters hinterlegt.

Drucken eines Geburtstagskalenders: Menüleiste – Extras – Druck – Geburtstagskalender

Hinweis: Die Hintergrundfarbe gibt jeweils Auskunft darüber in welcher Filiale der Mitarbeiter arbeitet.

Berücksichtigung bei Einsatzplanung: Bei der Einsatzplanung wird der Planer auf den Geburtstag hingewiesen (rotes Rufzeichen mit Hinweistext scheint neben Mitarbeiter auf)


Stundenübertrag

Menüleiste -> Verwaltung -> Stundenübertrag
  1. Mitarbeiter auswählen
  2. Datum auswählen (normal Monatsletzter)
  3. Plausibilität prüfen
  4. Laden
  5. Korrekturen je Mitarbeiter erfassen (Abgleich mit Lohnverrechnung und nachträgliche Korrekturen für abgeschlossene Vormonate)
  6. Einspielen (Es öffnet sich mehrmals Druckerdialog und Teilerfolgsmeldungen)
  7. Fertig
  8. Im Anschluss können ausgetretene und fertig abgeschlossene Mitarbeiter deaktiviert werden.

Einsatz-Planung

Pausenplanung

  • Pausen werden grundsätzlich nur indirekt eingegeben – sie ergeben sich aus den Lücken zwischen den Einteilungen.
  • Zur Kontrolle, dass Pausen in gewissen Zeitabständen gemacht werden, wird in den Stammdaten beim Beschäftigungstyp festgelegt, nach wie vielen Stunden spätestens eine Pause vorzusehen ist.
  • Wird bei der Einteilung ein Mitarbeiter zu lange ohne Pause eingeteilt, so wird man dazu aufgefordert eine Pause einzuplanen (muss aber nicht).

Jahres-Planung

Umsatzplanung

  • Spätestens im Dezember sollte ein Umsatzplan für das kommende Jahr erstellt werden.
  • Ein schlechter Plan (oder einfach den alten zu übernehmen) ist besser als keinen zu haben – er kann nachträglich verbessert werden.
  1. Feiertage importieren (damit diese bei der Planung mit 0 € Tagesumsatz berücksichtigt werden)
  2. Menüleiste – Planung – Jahresplanung