Ab 2020 sind Pepi Updates mit Windows XP und Windows Vista nicht mehr kompatibel. Um weiterhin Updates zu beziehen, müssen diese einmalig freigegeben werden.
Das Feld “221 Fixe Monatstunden” auf Mitarbeiter-Ebene wird demnächst entfernt. Ersetzt wird es duch das Feld “4.1. Fixe Monatstunden” auf Ebene der Arbeitsvereinbarung. Dadurch ist es möglich die fixen Monatstunden im Zeitverlauf nachzuvollziehen und bevorstehende Änderungen vorab zu erfassen.
Bitte löschen Sie den Wert aus dem alten Feld und tragen Sie den Wert im neuen Feld ein. Gerne hilft Ihnen der Support bei der Umstellung mit einer Stapelbearbeitung.
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Autostart
Die Zeiterfassung sollte bei Terminals automatisch starten.
Anleitung für Windows 8 und Windows 10:
Windows-Taste -> Ausführen -> shell:startup -> OK -> Es öffnet sich ein Ordner in dem eine Verknüpfung zur Zeiterfassung abgelegt werden kann.
Neu: Summenblatt möglich (ohne Gruppierung nach Filiale oder Abteilung)
Siehe: Extras -> Druck -> Abteilungsumsatzplan -> Darstellung -> Umsatzgruppierung: Keine
Kosten je Abteilung basierend auf Arbeitsvereinbarungen.
Siehe: Menüleiste -> Verwaltung -> Auswertungen -> PBP -> Perspektive: “Kosten (Beta)”
Statt Jahrgang kann nun auch das erreichte Alter angezeigt werden.
Siehe: Menüleiste -> Extras -> Druck -> Geburtstagskalender -> Altersangabe: “Alter”
Die Update-Prüfung erfolgt nun unauffällig im Hintergrund – unnötige Neustarts entfallen.
(Bisher erfolgte die Update-Prüfung nur beim Programmstart. Daher startete sich das Programm nach langer Laufzeit automatisch neu.)
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Mitarbeiter Austritt
- Sobald der Austritt bekannt ist: Stammdaten → Mitarbeiter auswählen → Kontextmenü → Austrittassistent
- Organisatorisch: Plusstunden und Urlaub des Mitarbeiters bis zum Austrittsdatum nach Möglichkeit aufbrauchen. Resturlaub aufbrauchen und ±Stunden ausgleichen.
- Sobald letzter Arbeitstag vorbei ist: Stundenübertrag mit Stichtag des Austrittsdatums machen.
- Überstunden und offene Urlaube begleichen. Der Neue Anspruch sollte jeweils 0 sein.
- Nochmals den Austrittassistent (Punkt 1) durchführen um Mitarbeiter zu deaktivieren und aus Vorlagen zu entfernen.
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Tagesplanung: Tastenkürzel
Allgemein
Spalte “Beschriftung
Uhrzeit-Spalte (“01” – “23”)
Spalte “Amt”
| Tabulator | Fokus hüpft zur nächsten Spalte |
| Funktionstaste | Vorlage wird eingefügt (sofern für die Funktionstaste eine Vorlage hinterlegt ist. F1 fügt Standardstatus des Mitarbeiters während Öffnungszeit ein) |
| Buchstabe | Fokus hüpft zum nächsten Mitarbeiter der mit diesem Buchstaben anfängt |
| Zahl (zB “9” oder “930”) | Fokus hüpft zur angegebenen Zeitspalte. Wenn die Spalte noch ausgeblendet ist, wird sie eingeblendet (ausser bei “1” und “2”) |
| Datum (zB “6.12”) | Fokus hüpft zur angegebenen Datumzeile |
| Buchstabe | Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben ein Status hinterlegt ist) |
| Entf | Einteilungen im ausgewählten Bereich werden gelöscht |
| + | Aktuelle Einteilung wird am Ende verlängert |
| Strg + | Aktuelle Einteilung wird am Beginn verlängert |
| – | Aktuelle Einteilung wird am Ende verkürzt |
| Strg – | Aktuelle Einteilung wird am Beginn verkürzt |
| Zahl Tabulator Zahl (zB “930” Tabulator “12”) |
Es werden alle Zellen zwischen den angegebenen Uhrzeiten ausgewählt (Eingabe muss zügig erfolgen – max 1 Sekunde Abstand zwischen Tastenanschlägen) |
| Strg+A | Alle Felder in Zeitspalten der aktuellen Zeile werden markiert |
| Strg+B | Ausgewählte unbestätigte Einteilungen werden bestätigt |
| Strg+X | Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird ausgeschnitten |
| Strg+C | Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird kopiert |
| Strg+V | Zuletzt ausgeschnittene oder kopierte Einteilung wird eingefügt |
| Buchstabe | Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben eine Aufgabe hinterlegt ist) |
| Entf | Alle markierten Aufgaben werden gelöscht |
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Verwendungsplan
Aus eigener Erfahrung und durch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden empfehlen wir folgende Aufgaben regelmäßig durchzuführen.
-
Stammdatenpflege (laufend)
- Mitarbeiter inkl. Präferenzen, Normalstunden und Stundenleistung
- Filialen inkl. Mindestbesetzung, erforderlichen Qualifikationen (zB 1 Führungskraft immer anwesend) und tägliche Aufgaben (zB Kassenabschluss)
- Abteilungen inkl. Mindestbesetzung
- Umsätze aus Warenwirtschaft importieren (täglich die letzten 30 Tage; Einmalig zu Beginn die letzten 5 Jahre)
- Feiertage importieren (jährlich)
-
Umsatzplanung (jährlich)
- Jahresumsatz je Abteilung getrennt planen
- Verteilung über das Jahr basierend auf Vorjahren (automatisch)
-
Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
- Halb geöffnete Tage: 24.12, 31.12
- Wandernde Feiertage (Ostern)
- Werbeaktionen / Veranstaltungen in Umgebung
- Umbauarbeiten / Abteilungsrestrukturierung
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Stundenbudgetplanung (jährlich)
- Jahresverkaufszeit je Abteilung getrennt planen
- Verteilung über das Jahr basierend auf geplantem Umsatz (automatisch)
-
Einzelne Sonderfälle manuell berücksichtigen
- Werbeaktionen
- Große Warenlieferungen / Neudekoration
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Grundbesetzung Einsatz planen (bei Personalveränderungen aktualisieren)
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Minimalbesetzung planen (Empfehlung: Eintragen in erster Woche im Jahr 2078; Bei Minimalbesetzung wird nach Bedarf (häufig) dazu geplant. Alternative: Standardbesetzung, dann muss seltener dazu geplant werden, allerdings muss man in schwachen Zeiten daran denken Einteilungen zu streichen)
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Bei Minimalbesetzung bevorzugt berücksichtigen (absteigende Priorität)
- Lehrlinge, Elternteilzeit (Genießen in Österreich laut Gesetz Bevorzugung)
- Führungskräfte (Es sollte immer zumindest 1. Person mit Entscheidungsgewalt anwesend sein)
- Vollzeitmitarbeiter
- Teilzeitmitarbeiter (sollen flexibel sein – können Plusstunden schneller auf-/abbauen als Vollzeitkräfte)
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Bei Minimalbesetzung bevorzugt berücksichtigen (absteigende Priorität)
- Mit Zauberstab als Minimalbesetzung übernehmen
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Minimalbesetzung planen (Empfehlung: Eintragen in erster Woche im Jahr 2078; Bei Minimalbesetzung wird nach Bedarf (häufig) dazu geplant. Alternative: Standardbesetzung, dann muss seltener dazu geplant werden, allerdings muss man in schwachen Zeiten daran denken Einteilungen zu streichen)
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Urlaubsplanung (vierteljährlich)
- Basierend auf freien Kapazitäten (berechnet aufgrund Stundenplanung)
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Einsatzplanung (monatlich)
- Jeden Tag individuell aufstocken, wenn Grundbesetzung für Umsatz oder Planstunden nicht ausreicht.
- Zu beachten: Mindestbesetzung, Stundenleistungen, Plusstunden, Mitarbeiterpräferenzen, Pausen, Max. Tages-/Wochenarbeitszeit