Pepi SupportDie Zeiterfassung sollte bei Terminals automatisch starten.
Anleitung für Windows 8 und Windows 10:
Windows-Taste -> Ausführen -> shell:startup -> OK -> Es öffnet sich ein Ordner in dem eine Verknüpfung zur Zeiterfassung abgelegt werden kann.
| Tabulator | Fokus hüpft zur nächsten Spalte |
| Funktionstaste | Vorlage wird eingefügt (sofern für die Funktionstaste eine Vorlage hinterlegt ist. F1 fügt Standardstatus des Mitarbeiters während Öffnungszeit ein) |
| Buchstabe | Fokus hüpft zum nächsten Mitarbeiter der mit diesem Buchstaben anfängt |
| Zahl (zB „9“ oder „930“) | Fokus hüpft zur angegebenen Zeitspalte. Wenn die Spalte noch ausgeblendet ist, wird sie eingeblendet (ausser bei „1“ und „2“) |
| Datum (zB „6.12“) | Fokus hüpft zur angegebenen Datumzeile |
| Buchstabe | Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben ein Status hinterlegt ist) |
| Entf | Einteilungen im ausgewählten Bereich werden gelöscht |
| + | Aktuelle Einteilung wird am Ende verlängert |
| Strg + | Aktuelle Einteilung wird am Beginn verlängert |
| – | Aktuelle Einteilung wird am Ende verkürzt |
| Strg – | Aktuelle Einteilung wird am Beginn verkürzt |
| Zahl Tabulator Zahl (zB „930“ Tabulator „12“) |
Es werden alle Zellen zwischen den angegebenen Uhrzeiten ausgewählt (Eingabe muss zügig erfolgen – max 1 Sekunde Abstand zwischen Tastenanschlägen) |
| Strg+A | Alle Felder in Zeitspalten der aktuellen Zeile werden markiert |
| Strg+B | Ausgewählte unbestätigte Einteilungen werden bestätigt |
| Strg+X | Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird ausgeschnitten |
| Strg+C | Ausgewählte Einteilung (innerhalb einer Zeile) wird kopiert |
| Strg+V | Zuletzt ausgeschnittene oder kopierte Einteilung wird eingefügt |
| Buchstabe | Einteilung wird hinterlegt (sofern für den Buchstaben eine Aufgabe hinterlegt ist) |
| Entf | Alle markierten Aufgaben werden gelöscht |
Aus eigener Erfahrung und durch die Zusammenarbeit mit unseren Kunden empfehlen wir folgende Aufgaben regelmäßig durchzuführen.
Die Einführung einer Personaleinsatzplanungssoftware oder Zeiterfassung betrifft viele Mitarbeiter und bringt oft auch organisatorische Änderungen mit sich. Sichern Sie Sich daher unbedingt die Unterstützung des Top-Managements, bevor Sie mit der Einführung beginnen. Sprechen Sie mit betroffenen Mitarbeitern offen darüber welche Ziele mit dem Projekt verfolgt werden.
Beispiel Ablauf für Pepi-Einführung (wird jeweils an individuelle Situation angepasst):
| Umsatz | Einnahmen inkl. Ust. ohne jegliche Ausgaben. |
|---|---|
| Umsatz Erreicht | Umsatz laut Warenwirtschaft oder Fibu (händisch eingetragen oder automatisch importiert) |
| Umsatz Erwartet | Umsatz mit dem planende Person rechnet. (Berücksichtigt besondere kurzfristige Ereignisse wie Wetter, Veranstaltungen etc.) |
| Umsatz Plan | Von der Geschäftsführung gewünschter Umsatz/Jahr, großteils automatisch heruntergebrochen nach Verteilungsschlüsseln |
| Umsatz Vorjahr | Umsatz der an vergleichbarem Tag im Vorjahr erreicht wurde. |
| Umsatz Wahrscheinlich | Umsatz der aufgrund von je Mitarbeiter hinterlegten Ist-Leistungen wahrscheinlich ist. |
| Umsatz für Prämie | Umsatz der laut Vereinbahrung erziehlt werden soll (bei Prämiensystem entspricht das der Prämienschwelle) |
| Umsatz Pro Stunde | Umsatz / Stunden Dauer Haupt Status |
| Stunden Dauer | Stunden laut Uhr |
| Stunden Wert | Stunden laut Uhr * Zuschlagsfaktor (bei Nachtarbeit etc.) |
| Stunden Angerechnet | Stunden Wert, unter der Voraussetzung, dass die Zeit anrechenbar ist (zB Zeitausgleich nicht) |
| Stunden Verrechnet | Normalstunden = Verteilte Wochenstunden = Stunden die von Lohnverrechnung monatlich ausbezahlt werden. |
| Stunden PlusMinus | Differenz zwischen Angerechnet und Verrechnet. |
| Stunden Urlaub | Verbrauch von Urlaubstunden -> Urlaub wird weniger, Stunden Angerechnet werden mehr (entsprechend Stunden Verrechnet –> gleicht sich aus auf Stunden PlusMinus 0) |
| Stunden Verrechnet Berechnung | Zeigt wie sich ‚Stunden Verrechnet‘ zusammensetzen |
| Einteilung Status | Beschreibt die Tätigkeit des Mitarbeiters wärend der eingetragenen Zeit (Verkauf, Verwaltung, … oder Krank, Urlaub …) |
| Haupt Status | Kennzeichnet jenen Status, der Umsatz direkt beeinflusst. Im Einzelhandel ist dies „Verkauf“ |
| Einteilungsempfehlung | Vorschlag vom Programm ob Mitarbeiter eingeteilt werden soll oder nicht. |
In der Tagesplanung:
Stundenleistung = Umsatz/Stunde in Euro
Wenn ein gutes Beratungsgespräch maßgeblich für die Umsatzgenerierung ist.
Wie viel Umsatz kann im Zuge von guten Verkaufsgesprächen erzielt werden? Sei es weil dadurch kurzfristig mehr oder höherwertiger verkauft werden kann oder weil es von Kunden erwartet wird um überhaupt zu kaufen oder immer wieder zu kommen.
Wenn vorrangig das Produkt oder der Standort maßgeblich für die Umsatzgenerierung ist.
Wie viel Umsatz kann pro Stunde kassiert werden? Gleichzeitig muss Ordnung, Sicherheit und gute Stimmung im Laden gehalten werden.
Das Mitarbeiter-Stammdatenfeld „62 Stundenleistung Möglich“ ist gedacht als eine Obergrenze / Kapazitätsgrenze / schaffbare Leistung an starken Tagen.
Der Wert kann manuell festgelegt werden. Für Mitarbeiter, für die Zeiten und Umsätze in Pepi vorhanden sind, kann Pepi den Wert im Stapel ermitteln über: Extras->Stapelbearbeitung->Mögliche Stundenleistung aktualisieren.
In der Arbeitsvereinbarung kann eine Untergrenze im Feld „8. Stundenleistung Soll“ hinterlegt werden. Diese Untergrenze bezieht sich auf den Durchschnitt, der über einen längeren Zeitraum mindestens erreicht werden soll.
Die Untergrenze ist die Basis für Prämien und Orientierungshilfe für Fördergespräche und Gehaltsverhandlungen. Bei Unterschreitung sollte geprüft werden ob die Grenze zu hoch ist, ob der Mitarbeiter ausreichend motiviert ist und ob Maßnahmen notwendig sind (zB Schulung oder Abteilungswechsel)
Der Wert muss manuell festgelegt werden. Im Zuge der Plausibilitätsprüfung kann ein Standardwert bei allen Verkäufern hinterlegt werden, die noch keinen Wert hinterlegt haben.