Mitarbeiter tauschen Arbeitstage selbstständig – mit Zustimmung des Kollegen und auf Wunsch mit Freigabe durch den Vorgesetzten.
Kurzfristig einen Tag frei benötigt? Mit dem Schichttausch können Mitarbeiter ganze oder halbe Arbeitstage direkt in Pepi2go untereinander tauschen – ohne Zettelwirtschaft und ohne dass die Einsatzplanung von Hand umgebaut werden muss. Pepi schlägt automatisch nur Kollegen vor, bei denen der Tausch auch wirklich möglich ist, und passt nach der Zustimmung den Einsatzplan selbstständig an.
So funktioniert der Tausch
1. Mitarbeiter stellt die Anfrage
Im Menüpunkt Schichttausch wählt der Mitarbeiter den Tag aus, an dem er frei braucht. Pepi zeigt daraufhin eine Liste verfügbarer Kollegen – die passendsten Vorschläge zuerst:
- Bevorzugt Kollegen der selben Abteilung (Stammteam oder Springer)
- mit gleichem Standardstatus und gleicher Rolle im Mitarbeiterstamm
- idealerweise mit Tausch-Tag in der selben Woche
- und möglichst gleicher Schichtdauer (ideal wird 1:1 getauscht, z. B. 8 gegen 8 Stunden)
Zu jedem Kollegen zeigt Pepi, welche Schicht man im Gegenzug übernimmt (Datum, Uhrzeit, Stunden). Gibt es mehrere passende Tage, kann der gewünschte Gegen-Tag ausgewählt werden. Eine optionale Anmerkung (z. B. „Arzttermin am Vormittag“) geht an den Kollegen mit.
2. Kollege stimmt zu
Der ausgewählte Kollege erhält eine E-Mail mit Link und sieht das Tausch-Angebot auch direkt in seiner Pepi2go-App unter „Tausch-Angebote an mich“ – inklusive Uhrzeiten beider Schichten. Er kann den Tausch annehmen oder ablehnen (optional mit Begründung).
3. Vorgesetzter gibt frei (je nach Konfiguration)
- Mit Freigabe (Standard): Nach der Zustimmung des Kollegen erhält der Vorgesetzte eine E-Mail mit Link und sieht die Anfrage in seiner App unter „Freigaben als Vorgesetzter“. Erst mit seiner Freigabe wird der Tausch durchgeführt.
- Ohne Freigabe: Der Tausch wird sofort nach Zustimmung des Kollegen durchgeführt – der Vorgesetzte wird in jedem Fall per E-Mail informiert.
4. Pepi führt den Tausch durch
Nach der letzten Zustimmung passt Pepi den Einsatzplan automatisch an:
- Die Schichten beider Tage wechseln den Mitarbeiter (inkl. nochmaliger Prüfung, ob der Tausch noch möglich ist – der Plan könnte sich zwischenzeitlich geändert haben).
- Aufgaben, Kundentermine und Tageskommentare der getauschten Tage werden mit umgebucht. Alle Beteiligten werden auf diese Besonderheiten ausdrücklich hingewiesen – bei Kundenterminen mit fixem Mitarbeiter-Wunsch inklusive Erinnerung, den Kunden zu verständigen.
- Beide Mitarbeiter erhalten eine Bestätigungs-Mail.
Solange der Tausch noch nicht durchgeführt wurde, kann der Antragsteller ihn jederzeit stornieren. Unter „Meine Schichttausche“ sehen beide Beteiligten den aktuellen Status jeder Anfrage auf einen Blick.
Diese Regeln stellt Pepi automatisch sicher
Damit ein Tausch angeboten wird, müssen alle Bedingungen erfüllt sein:
| Regel | Beschreibung |
|---|---|
| Selber Monat | Beide Tausch-Tage liegen im selben Kalendermonat. |
| Selbe Filiale | Beide Schichten finden in derselben Filiale statt. |
| Selber Vorgesetzter | Beide Mitarbeiter haben denselben Vorgesetzten. |
| Verfügbarkeit | Der Kollege ist am Wunschtag weder eingeteilt noch abwesend (Urlaub, Krankenstand, …) – und umgekehrt. |
| Stundenabweichung | Die Schichtdauern dürfen maximal um den konfigurierten Wert abweichen (Standard: 2 Stunden). |
| Gleicher Einteilungsstatus | Der Einteilungsstatus der (längsten) Schicht muss an beiden Tagen gleich sein. |
| Keine Schulung | Tage mit geplanter Schulung können nicht getauscht werden. |
| Nicht abgeschlossen | Kein Tausch-Tag darf im bereits abgeschlossenen Bereich liegen (Übertrag-Stichtag). |
| Wochenarbeitszeit | Die maximale Wochenarbeitszeit (laut Beschäftigungstyp) wird durch den Tausch bei keinem der beiden überschritten. |
| Keine Doppelanfragen | Für Tage mit laufender Tauschanfrage kann kein weiterer Tausch gestellt werden. |
Ist an einem Tag kein Tausch möglich, zeigt Pepi den konkreten Grund an.
Einrichtung (für Administratoren)
- Pepi aktualisieren: Der Schichttausch benötigt eine aktuelle Pepi-Version – die Datenbank wird beim ersten Start des Windows-Clients automatisch aktualisiert.
- Berechtigung vergeben: In den Stammdaten unter Benutzergruppen die Berechtigung „6.3. Schichttausch“ (Kategorie Pepi2go) aktivieren. Nur Mitarbeiter mit dieser Berechtigung (und Pepi2go-Zugang) können Tausche beantragen und Schichten von Kollegen übernehmen.
- Einstellungen prüfen: Unter Einstellungen → Organisatorisch / Schichttausch:
- Schichttausch max. Abweichung (Stunden): Um wie viele Stunden dürfen die Schichtdauern voneinander abweichen (Standard: 2).
- Schichttausch Freigabe durch Vorgesetzten: Ja = Vorgesetzter muss jeden Tausch freigeben (Standard). Nein = Tausch wird nach Zustimmung des Kollegen sofort durchgeführt, Vorgesetzter wird nur informiert.
- Voraussetzungen im Mitarbeiterstamm: Damit Vorschläge und Freigaben funktionieren, sollten Vorgesetzter, Standardstatus, Rolle und E-Mail-Adressen der Mitarbeiter gepflegt sein.
Gut zu wissen
- Ist kein freigabeberechtigter Vorgesetzter vorhanden (oder ist der Tauschpartner selbst der Vorgesetzte), wird der Tausch nach Zustimmung des Kollegen direkt durchgeführt, damit die Anfrage nicht ewig wartet.
- Getauschte Einteilungen erscheinen beim neuen Mitarbeiter als „neu“ – er sieht sie wie gewohnt in seinem Einsatzplan.
- Alle E-Mails enthalten einen direkten Link zur Schichttausch-Seite in Pepi2go.